Fattura Elettronica: come fare. Breve guida per l'imprenditore
Nel precedente post abbiamo analizzato quali sono le novità relative alla fatturazione elettronica, quali le scadenze e gli obblighi che entreranno in vigore a breve.
Ma, in sostanza, la fattura elettronica cosa è?
Molti continuano a pensare che la fattura elettronica sia la fattura 'cartacea' prodotta in formato .pdf ed inviata tramite mail normale o mail pec al proprio cliente.
In realtà non è affatto così, la fattura elettronica è molto più di questo...anzi, diciamo che è una cosa completamente diversa da questo! Pronti? Vediamo insieme di sbrogliare la matassa :)
Come riportato sul sito infocamere, tecnicamente ce la possiamo sbrigare così:
Il nuovo formato in cui le fatture (elettroniche) devono essere prodotte, trasmesse, archiviate e conservate è un formato digitale chiamato XML (eXtensible Markup Language), un linguaggio informatico che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento, verificando così le informazioni ai fini dei controlli previsti per legge.
Ok, ma in pratica questo cosa significa? La fattura elettronica cosa è esattamente?
Andiamo per ordine, e cerchiamo di fare chiarezza per punti:
Il documento Fattura Elettronica che saremo chiamati ad emettere dovrà necessariamente essere prodotto da un software specifico. Non potranno più essere utilizzati sistemi di scrittura tradizionali quali i programmi Microsoft Word ed Excel e simili.
dovremo dotarci, quindi, di un software dedicato, o integrare quello che già abbiamo con un modulo aggiuntivo per l'emissione e la ricezione, nonché conservazione delle fatture elettroniche
la compilazione della fattura elettronica sarà fatta dal software di cui ci dovremo necessariamente dotare, in automatico, in base ai dati che inseriremo di volta in volta; che poi saranno gli stessi dati che siamo abituati ad inserire in fattura oggi, con l'aggiunta di un CODICE UNIVOCO per ogni soggetto al quale emetteremo la fattura elettronica
ognuno di noi, quindi, avrà necessariamente un codice univoco che ci identificherà e sarà indispensabile per l'emissione e la ricezione della fattura elettronica. Il codice univoco sarà generato da un software e sarà sempre lo stesso. Dovremo comunicarlo a tutti i nostri fornitori, altrimenti non saremo in grado di ricevere la fattura elettronica, e il nostro fornitore non sarà in grado di emetterla
Questo codice andrà a completare quindi gli altri dati normalmente presenti in fattura, quali Partita IVA, indirizzo, data del documento e tutti gli altri dati rilevanti ai fini fiscali.
Una volta compilata, la fattura deve essere firmata digitalmente dal soggetto emittente. Quindi ogni soggetto emittente dovrà avere sempre con se la propria SMART CARD.
Bene. Fermiamoci qui un momento.
Diciamo che, seguendo tutti i punti dal n. 1. al n. 6. abbiamo emesso così la nostra prima fattura elettronica. E vogliamo vederla. Magari anche stamparla, tanto per renderci conto di che cosa abbiamo combinato.
Ed eccola qui, ecco il nostro file .xml, tradotto dal software in un linguaggio comprensibile, leggibile e stampabile, anche:
L'esempio che ho riportato è di una fattura emessa su un cliente Pubblica Amministrazione, ecco perché il codice univoco (sottolineato in rosa) è identificato come 'codice amministrazione destinataria'.
Ora, possiamo proseguire.
Domanda da un milione di dollari:
Ma adesso che ho fatto tutto questo, l'ho controllata e l'ho firmata, la fattura elettronica come arriva al mio cliente?
Viene inviata telematicamente. Attenzione: non via pec, ne via email, ma telematicamente, appunto. La devo infatti inviare utilizzando lo stesso software con il quale l'ho prodotta. Attraverso il sistema SdI.
Viene così spedita.
E per prima cosa dove va?
Transita dal Sistema di Interscambio, che per legge è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche emesse .
Il Sistema di Interscambio ha il ruolo di snodo tra gli attori interessati e ha il compito di verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi.
Dopo accurati controlli, grazie all'indicazione del codice univoco riportato sulla fattura elettronica, il Sistema di Interscambio provvede a inviarla al cliente destinatario che, solo dopo le necessarie verifiche, può procedere al pagamento del proprio fornitore.
Alt! Facciamo attenzione perché il processo non si esaurisce con l'invio, ma continua nella necessaria verifica che il cliente dovrà fare sulla FATTURA ELETTRONICA pervenuta.
Perciò NOTA BENE: Non accettiamo le fatture elettroniche che ci arrivano ad occhi chiusi: vanno prima controllate!
Una volta concluso l'iter di invio/ricezione, controllo, saldo/incasso e contabilizzazione la fattura elettronica andrà conservata digitalmente su un Cloud che garantisca autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici per 10 anni.
Ora, il processo sembra complicato, ma in effetti non lo è particolarmente, una volta sperimentato.
E i vantaggi in realtà sono molti, davvero:
eliminazione archivio cartaceo
risparmio di spazio e di ore dedicate all'archiviazione
risparmio costi di cancelleria, perché non avrò più obbligo di stampa della fattura
digitalizzazione di tutto il processo di emissione/ricezione/conservazione e contabilizzazione delle fatture
eliminazione di scadenze fiscali, quali ad esempio lo spesometro
diminuzione generale dei costi e degli oneri di gestione
A questi vantaggi il nostro Studio aggiunge anche un altro tassello, che ritengo sia molto importante per la tua azienda: il nostro studio professionale è dotato infatti di una piattaforma software innovativa, evoluta ed integrata in grado di farti gestire in maniera semplice l'emissione e la ricezione delle fatture elettroniche.
Genereremo il tuo codice univoco e attraverso la nostra piattaforma la tua azienda avrà il proprio spazio cloud riservato, all'interno del nostro 'Studio virtuale'.
Lo studio virtuale non è altro che uno spazio web condiviso con il tuo consulente al quale accederai con apposite credenziali, nel quale tu potrai emettere, ricevere e conservare a norma di legge un numero illimitato di fatture; inviarle non solo ai clienti, ma direttamente all'ufficio contabilità dello studio semplicemente attraverso un pulsante integrato nella consolle. Potrai, inoltre, accedere alle stampe fiscali (registri IVA, partitari, ...) e ai dati contabili in contemporanea al tuo consulente ed essere aggiornato in tempo reale sull'andamento della tua azienda. E finalmente, anche se sei una micro impresa, avrai un modulo software che 'dialoga'' con quello del tuo commercialista.
Lavorando in sinergia con il tuo commercialista, semplificandoti tutte le attività di controllo che avevi dovuto implementare fino ad oggi sulla gestione cartacea, la gestione amministrativa della tua azienda sarà più semplice e più fluida.
Arrivati qui, possiamo aggiungere per chi utilizzerà un cloud condiviso con il proprio commercialista, un punto ulteriore all'elenco precedente? Io direi di sì. E mettiamolo in alto, perché so, per esperienza quasi ventennale con le aziende, che è un punto dolente (ahimè):
miglior rapporto con il tuo commercialista, il quale sarà più efficiente, perché avendo i dati contabili più velocemente a disposizione potrà dedicare più tempo alla tua consulenza.
La fattura elettronica diventerà obbligatoria per tutti dal 01.01.2019, ma dovremo avere il codice univoco già a partire dal 01.07.2018, per poterci dedurre le spese carburante. Senza codice univoco i distributori non potranno emettere la fattura elettronica sulla nostra P.I., e perderemo la detrazione, perché le schede carburante sono state abolite. Proprio a partire dal 01.07.2018.
Hai ancora dubbi?
Contattaci e capiremo insieme come iniziare la gestione della fatturazione elettronica, da subito, controllando il processo prima che diventi una scadenza improrogabile: in modo semplice, efficace, sostenibile, economico e a norma di legge.
Ti aspetto!
e come sempre STAY TUNED!!
L.D.
